仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

仕事が速い人達はどんなメールを書いているのか(平野 友朗)

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

以前、仕事が順調に進んでいると実感していた頃は、

メールのやり取りで困る事はほとんどなかったのですが、

最近は、メールのやり取りに時間がかかってしまい、

ストレスフルな日々を送っています。

 

渡米して、メールを英語で書かなければならなくなったことが一番の原因のようにも思うのですが(毎回、スペルや文法をチェックしてから送っているので…)、

他にも改善する余地があればと思い、kindleunlimitedに入っていた本書を読んでみました。

著者の平野さんは、これまでに1万通を超えるビジネスメールを添削し、

仕事が早い人と遅い人のメールの書き方、取り扱い方に、

それぞれ共通の特徴があることに気づいたそうです。

 

仕事が早い人は、メールも速い。

そして、速いだけではなく、

必要な情報を過不足なく盛り込み、

各案件を必要最低限のメールで完結できる、との事。

 

これには私も多く思い当たる節があります。

メールだけでなく、仕事全般について考えながら読み進めました。

 

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 仕事が速い人の共通の特徴

主導権を握る

相手から先に依頼等がきて、

それに一回一回反応しているようなスタンスでは、

無駄な作業が増えてしまい、

メールも仕事も、結果的に遅くなります。

    • まずは、自分からメールを送る
    • 自分から仕事内容を考え、それを相手に提案する。

このように主導権を握る事で、無駄な作業は減り、

その分、メール/仕事の処理速度が速くなります。

 

それだけでなく、

自身のモチベーションや周囲からの評価も上がり、

正のサイクルが回っていくように思います。

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ムダを排除する

メールでも仕事でも、なにか段取りが悪ければ、

それをフォローするための作業が発生します。

メール/仕事が速い人達は、

このムダな作業の必要がないように、

しっかりとした段取りで進めていきます。

 

これにも強く共感します。

 

私はラボで実験をするとき、

段取りが悪くて、

やり直しや修正に2,3倍の時間を費やす事があります。

このような作業は、本来する必要のない作業のはずで、

「きちんとした段取りで実験を行っていれば、

今頃終わって、次の仕事に取り組めていたのに。」

と思うことが多いです。

 

メールでも仕事でも、

しっかりと段取りを考え、

ムダな時間を極力抑えていきたいと思います。

優先順位をつけない

仕事が速い人達は、受け取ったメールに優先順位をつけて後回ししたりせず、すぐに返信しているそうです。

私の周りにいる、仕事のできる上司達もみんなこんな感じだと思います。

とにかくメールの返信が速いので、

その人達と仕事をすると、物事がサクサク進むのです。

 

以前、修練医として働いていた頃、

看護師さん達からの指示依頼等でパンクしかかったときがありました。

その時、上司から言われた言葉を思い出します。

 

「なにか要求されたら、その時にすぐ指示を出した方がいいよ。

もっと重要な事をしているから、と指示出しを後回しにすると、

それまで彼女たちは待たなくちゃいけないし、

自分は後々まで覚えておかなくちゃいけないし、

忘れちゃったら大変だし、

その間、何度も催促されることになるからね。」

 

それ以来、私は日々の作業的な仕事に優先順位をつけず、

すべき事が発生したらその場ですぐに対応するようにしていました。

 

メールの返信というのも、それに近いように思います。

とにかく、メールの中身を読んだ時点で、

優先順位をつける事に時間をとらず、どんなメールもすぐ返信した方が良いと思います。

 

ただ、ここで間違えてはいけないのは、

読んだら、すぐに返信する」

ということです。

全ての着信メールにその都度対応していては、

一日の全てがメール対応で追われます。

 

メールのチェック時間を、朝・昼・夕と、一日3回に設定して、

そのときにメールを確認し、返信していきます。

 

「返信できないときは、メールを開かない」

 

と徹底していれば、

「後から返信しよう、忘れないようにしなくちゃ」

という、余計な作業にウィルパワーを使う必要がなくなるのです。

 

本書では、メールのデスクトップ自動通知等はオフにして、

他の作業中に集中力を奪われないようにしたほうが良いと書かれていました。

相手の思考を先回りして考える

相手が読んでくれて、返信してくれるようなメールを打たないと、再度催促メールを送るetc.の余計な仕事が増えてきます。

そのため、

  • そのメールを送る目的を文頭にはっきりと示す
  • 相手が読みやすいビジュアルにする
  • 隙間、ブロックの有効活用
  • 箇条書きを多用する
  • 返信してもらえる文章にする
  • 相手の心に刺さる言葉を使う
  • 催促メールは相手に逃げ道を作る内容にする

等、メールの内容に工夫が必要です。

また、送るタイミングもとても大切。

通常、依頼メールは、

NG : 金曜日の夕方
OK : 週の始まりの朝

金曜日の夕方に送った場合、

1.その日のうちに見た人には、週末対応のプレッシャーをかける
2.週末メールチェックしない人には、月曜の朝、週末に蓄積した大量メールの一つになる

と、いずれにしても相手にいい印象は与えません。

 

また、会合等のあとのフォローメールも、必ず直後、遅くとも1日以内に送ります。

どんなにいい内容のメールも、タイミングを逃すと全くの無効となります。

私のアクションプラン

本書の内容は、

私自身も日頃から気をつけている内容が多く、

「やっぱそうだよなー」

と思いながら読み進めました。

 

文章の工夫はまあまあ大丈夫じゃないかと思うので、

今後は「送るタイミング」を徹底させたいです。

 

あとネックになっているのはやはり英語の文章。

文法やスペルが間違っていないか、何回も確認してしまいます。

 

最近はGmail先生がかなりのクオリティーでスペルチェックや文法チェックをしてくれるので、

職場でOutlookを使わなければならない時も、

一度Gmailで下書きをして、

Google先生にチェックをしてもらってから、

Outlookにコピペして送信するようにしています。

 

また、一度調べて作った文章は

テンプレートとしてストックしておき、

同様の内容を送るときにすぐに取り出せるようにしたいと思います。

 

他の項目も、

かなり多方面に応用できる内容ばかりなので、

メール作業に留まらず、仕事全般において

気をつけて行きたいと思います。

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